Excepción total o parcial: Se indica si el documento es reservado o clasificado o solo una parte de él. Si solo un dato o información es reservado o clasificado dentro de un documento, esto no hace que todo lo que se contenga en él lo deba ser. Por ejemplo, las hojas de vida de los funcionarios públicos pueden darse a conocer sin las direcciones o teléfonos personales, permitiendo que la gente conozca su experiencia profesional o formación académica. En ocasiones es suficiente con borrar o tachar apartes como nombres, datos de identificación o de contacto o algunos hechos.
Fecha de generación de la Información: Fecha en la cual se crea la información, puede ser de manera anual, mensual dependiendo la clase de la información.
Fecha de la Calificación: Debe colocarse la fecha en la que se hace la calificación de la Información.
Fundamento Constitucional o Legal: Los fundamentos de las excepciones deben estar de forma expresa en una ley, decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o artículo de la Constitución.
Fundamento Jurídico de la Excepción: Justifica por qué la información debe ser clasificada o reservada bajo fundamento constitucional o legal.
Idioma: Se debe señalar en que idioma fue producida la información.
Información Pública Clasificada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley; Art 6 ley 1712 de 2014.
Información Pública Reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley; Art 6 ley 1712 de 2014.
Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (físico, análogo o digital- electrónico). Decreto 103/2015
: Discos Zip, Discos Duros, Discos compactos CD, Discos Versátiles Digitales – DVD, Microfilmaciones, Redes, Correo Electrónico, Intranet, Internet.
Nombre o título de la categoría de información: Toda información de contenido o estructura homogénea, sea física o electrónica, emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categorías, tipos o clases según sus características internas (contenido) o externas (formato o estructura). Decreto 103/2015.
Nombre del responsable de la información: Corresponde al nombre del área, de-pendencia o unidad administrativa encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso. Decreto 103/2015.
Nombre del Responsable de la Producción de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad administrativa, o al nombre de la entidad externa que creó la información. Decreto 103/2015.
Nombre o título de la información: Aquí va la descripción de la información de acuerdo con su categoría, ejemplo las subseries documentales o tema.
Objetivo Legitimo de la Excepción: La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada
Plazo de la Calificación o Reserva: Se debe especificar el plazo de la calificación o reserva de la Información.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
